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Organisation d'un groupement

Les groupements de commerçants associés sont des sociétés de moyens dont la mission première est d’apporter à leurs entreprises adhérentes les outils pour développer leurs performances et leur compétitivité.

Le fonctionnement des groupements est lui-même déterminé par les adhérents du réseau qui interviennent dans les différentes instances et à divers niveaux de responsabilité.

Rôle d'un groupement

Les groupements peuvent exercer directement ou indirectement, pour le compte de leurs associés, plusieurs type d’activités : de l’achat en commun, activité originelle des groupements de commerçants, à la mise en place d’une politique d’enseigne, d’actions commerciales communes, en passant par le développement de dispositifs de formation ou d’outils financiers par exemple.


Pour réaliser ces activités, les groupements disposent de certains services centraux (centrale d’achats, direction marketing, direction réseaux, direction communication, direction informatique, école de formation, filiale financière,…) parfois conséquents qui permettent de rendre aux associés le meilleur service.

Pour l’ensemble des activités, les associés gardent une marge de manœuvre importante et la liberté d’utiliser, ou non, les moyens proposés, au sein de leur(s) point(s) de vente.

 

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ACHAT EN COMMUN
La plupart des groupements se constituent dans le but de mutualiser les achats pour générer des conditions d’achat avantageuses. Dans ce cadre, l’objet social des groupements prévoit la possibilité de « fournir en totalité ou en partie aux associés les marchandises, produits, denrées ou services ». Pour cela, ils disposent généralement de centrales d’achat et/ou de référencement, dans certains cas d’entrepôts, de plates-formes et moyens logistiques nationaux et/ou régionaux. Avant tout indépendants, les associés peuvent effectuer leurs achats de produits et services par l’intermédiaire ou en dehors de la centrale d’achat du groupement, et choisir librement les produits et services qu’ils souhaitent vendre dans leurs points de vente. Toutefois, dans une logique de réseau, de plus en plus de groupements mettent en place des règles concernant les achats de certains produits, ou certaines gammes de produits.
Les groupements peuvent exercer, parfois de manière complémentaire, trois types d’activités à l’achat qui impliquent trois schémas de relations commerciales avec leurs associés.

  • L’activité de référencement. Les points de vente choisissent, parmi les fournisseurs référencés par le groupement, les produits qu’ils commandent. Les associés peuvent traiter dans ce cas directement avec le fournisseur pour la commande.

  • L’activité de gros. La centrale achète la marchandise en son nom et pour son compte en fonction de son estimation des besoins de ses adhérents. Elle la stocke dans des entrepôts dont elle dispose ou dont elle est propriétaire puis la revend aux adhérents au gré de leurs commandes respectives.

  • L’activité de centralisation. Le groupement centralise les commandes des associés pour les passer au fournisseur. Ce dernier livre, dans la plupart des cas, le groupement qui se charge ensuite d’acheminer les commandes aux associés. Selon les hypothèses, la facture pourra être adressée directement à l’associé (le groupement est seulement mandataire à l’achat) ou au groupement au nom de l’associé (le groupement est également mandataire au paiement). Dans ce dernier cas, le groupement peut s'engager à garantir le paiement aux fournisseurs par ses associés : on dit qu’il se porte ducroire

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POLITIQUES D’ENSEIGNES
L’intérêt de constituer un groupement réside également dans la possibilité de « définir et mettre en oeuvre des politiques propres à assurer le développement et l'activité commerciale commune de leurs associés ».
La mise en place d’une politique commerciale commune se traduit notamment par la mise en œuvre d’un processus progressif d’harmonisation et de coordination comportant quatre volets essentiels :

  • La mise à disposition d’enseignes et/ou de marques dont les associés ont la propriété ou la jouissance

  •  L’élaboration de concept magasins : méthodes et modèles communs d'achat, assortiment et merchandising, architecture commerciale et mobilier

  • La réalisation d'opérations commerciales et/ou publicitaires comportant ou non des prix communs

  •  Le déploiement de campagnes de communication nationales et locales

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SERVICES
Les groupements développent de plus en plus des services connexes à l’achat et à la vente, que des indépendants seuls ne pourraient développer. Là encore, la mutualisation permet d’apporter aux entrepreneurs l’ensemble des moyens et des compétences nécessaires à la réalisation de leur activité économique.

  • Services Marketing et Communication
    Pour soutenir leur réseau et appuyer les politiques commerciales ou de communication, les groupements proposent une assistance et conseillent leurs adhérents en termes de merchandising, d’agencement de magasins, d’animation de points de vente, …  Pour relayer la communication nationale, ils élaborent et mettent à disposition de leurs associés des outils de vente et de promotion, tels que : PLV (Publicité sur le Lieu de Vente), magazine consommateur, catalogues, panels et études de marché, cartes de fidélité, déclinaisons locales de campagnes de publicité nationales, sites internet,...

  • Aide au financement et au crédit
    Les groupements de commerçants associés facilitent bien souvent l’accès de leurs adhérents aux moyens de financement et de crédit, en jouant le rôle d’intermédiaire. Ils procèdent à l’étude de projets d’investissement, à la constitution de dossiers de financement et à leur présentation aux établissements de crédits, à la centralisation, au contrôle/ suivi  et à la transmission de demandes de crédit présentées par leurs associés.
    Bon nombre de groupements ont développé des outils financiers qui ont pour objet d’accompagner le développement de leurs adhérents (création de points de vente, agrandissement, rénovation, transmissions d’entreprises). Certains sont mis en place en interne, par le biais de filiales financières, d’autres en externe. Socorec (lien vers Fédération > Socorec, l’appui financier) en est un exemple.

  • Aide à la transmission d’entreprises
    Les groupements de commerçants associés sont également de plus en plus impliqués dans la transmission des entreprises associées. Dans ce cadre, pour faciliter le départ de commerçants à la retraite, par exemple, et favoriser la reprise des points de vente par de nouveaux commerçants, les groupements leur apportent une aide, des conseils et dans certains cas exercent une activité de portage (achat d'entreprises pour les confier en location-gérance de nouveaux adhérents avant de les leur revendre). Pour assurer la pérennité de leur réseau, les groupements mettent en œuvre de plus en plus fréquemment des droits et obligations concernant la cession des entreprises (droit de préférence, Offre Prioritaire de Vente par exemple).

  • Assistance comptable juridique
    Les groupements de commerçants associés peuvent mettre à disposition de leurs adhérents des services qu’ils ne pourraient pas se procurer, car trop onéreux, s’ils restaient isolés. C’est notamment le cas pour les services de conseil en expertise comptable, sans que le groupement ne se substitue à l’expert-comptable pour la tenue de la comptabilité de ses associés.

  • Services techniques
    Afin d’optimiser l’efficacité des points de vente, le groupement apporte aux associés une assistance technique et des conseils sur le plan logistique ou encore informatique, en développant par exemple des solutions informatiques spécifiques et adaptées : logiciels de gestion du point de vente, de comptabilité, intranet métier, … 

  • Formation
    Le développement et la montée en puissance des groupements impliquent d’avoir un personnel compétent dans tous les domaines de l’entreprise : direction, gestion, vente,… De plus en plus de groupements mettent ainsi en place des programmes de formation poussés. Certains groupements ont développé des écoles de formation intégrées ou s’impliquent dans le recrutement des collaborateurs en magasins. 

  • Animation et suivi de réseau
    Les groupements disposent d’animateurs réseau dont le rôle est d’accompagner les associés dans la mise en place des différentes actions (lien vers fiche métier animateur réseau). Ils proposent également des outils de suivi, permettant au groupement de collecter les données commerciales et financières des points de vente, et à ces derniers de se comparer et d’optimiser leurs performances.

  • Développement
    Les services développement, en plus de mettre en œuvre la politique d’expansion de l’enseigne, accompagnent les associés et futurs associés dans leurs projets de développement : études de marché et d’implantation, aide au montage des dossiers,…

 

Fonctionnement et gouvernance

Les associés interviennent constamment dans le fonctionnement du groupement, dans différentes instances et à divers niveaux de responsabilité. Ils sont éligibles aux instances décisionnelles (Président, Conseil d’Administration,…) et décident également lors des Assemblées Générales de valider ou non la politique stratégique proposée.

 

 

 

UN FONCTIONNEMENT LIÉ A L’ÉVOLUTION DU GROUPEMENT
Dans les premiers mois voire les premières années du fonctionnement d’un groupement, les associés prennent en charge, de façon bénévole, l’ensemble des activités mises en commun. A partir d’une certaine taille, le groupement peut se doter de ses premiers salariés, à qui les associés délèguent certaines tâches administratives ou fonctionnelles (développement, achat, …). Ensuite, avec le développement du réseau et de l’activité, la structure centrale se renforce et s’entoure de compétences dans tous les métiers : acheteur, juriste, comptable, responsable financier, marketing, développeur, etc.

 

UNE DÉMOCRATIE APPLIQUÉE AU COMMERCE
Les groupements de commerçants associés sont gouvernés selon un principe démocratique. L’Assemblée Générale des associés, qui se réunit au moins une fois par an, constitue le socle de la gouvernance. Le principe de gestion participative et démocratique propre aux réseaux du Commerce Associé applique la règle « Un Homme = Une Voix ». Chaque associé, en Assemblée Générale, quel que soit son nombre de parts sociales, son nombre de point de vente, son poids économique, etc. dispose du même droit de vote. Au cours de l’Assemblée Générale, les associés adoptent les grandes orientations stratégiques, la mise en place de nouveaux projets, les résolutions relatives au fonctionnement de leur groupement (niveau de cotisation, politique de mise en réserve, …), etc.

C’est aussi l’Assemblée Générale des associés qui élit, de façon démocratique, ses représentants au sein du Conseil d’Administration (ou Directoire et Conseil de Surveillance).

 

DES RÉSEAUX GOUVERNÉS PAR DES ENTREPRENEURS INDÉPENDANTS
Les membres du Conseil d’Administration (ou Directoire et Conseil de Surveillance) sont des associés élus par leurs pairs en Assemblée Générale. Le Conseil élit également un bureau ainsi que le Président.

D’une manière générale, les administrateurs ont plutôt en charge la stratégie du groupement. Le management opérationnel, le suivi des différentes politiques et projets sont, en général, confiés aux salariés, dits « permanents » des structures centrales du groupement. Dans certains groupements, les administrateurs peuvent avoir des rôles dédiés ou des missions particulières. Ils peuvent, par exemple, représenter une région du territoire ou encore être délégués à une fonction spécifique (à la communication, au développement, …).

Les associés s’impliquent, en générale, de façon bénévole, plusieurs heures, voire plusieurs jours par semaine. Dans certains groupements, il peut exister des obligations quant à cette participation.

 

UN BINÔME ENTRE LES ASSOCIÉS ET LES SALARIÉS DU GROUPEMENT
Détenteurs du capital social de leur groupement, donc des droits de vote, les entrepreneurs indépendants sont les décideurs. Compte tenu de la diversité et de la complexité des politiques à mettre en place, ils ne peuvent toutefois pas suivre de façon opérationnelle l’ensemble des politiques et des fonctions. Celles-ci sont donc confiées aux salariés des structures centrales, tout en ménageant un contrôle suivi et une implication forte des associés.

Les groupements de commerçants associés fonctionnent avec plusieurs commissions qui permettent d’associer à l’expertise des salariés-permanents le vécu terrain des associés. Une commission est généralement composée de salariés-permanents, responsables du dossier traité, et d’associés bénévoles. Elles constituent des instances de proposition et de décision sur des sujets essentiels : référencement des fournisseurs, négociation commerciale et choix des produits, développement, formation, système d’information et informatique magasin, publicité et communication, … Dans les réseaux qui ont une taille importante, les commissions assurent un lien permanent entre le siège et le terrain.

D’autres instances, telles que les réunions régionales ou des groupes de travail ad-hoc permettent également de renforcer la collaboration siège – réseau.

 

L'IMPLICATION : FACTEUR DE RÉUSSITE
Le management participatif, élément constitutif des groupements, explique en partie la réussite des réseaux du Commerce Associé. Il permet aux entrepreneurs indépendants d’être maîtres du devenir de leur enseigne, de leur propre avenir.
Ce système spécifique de gouvernance permet d’élaborer des stratégies et des plans d’actions adaptés au terrain. L’implication induit, par ailleurs, une appropriation plus rapide des politiques par les associés donc une meilleure application au sein des points de vente. Le système de gouvernance du Commerce Associé constitue un élément puissant de management de réseaux.

On constate fréquemment que les associés impliqués sont ceux dont les entreprises progressent le plus vite. Les responsabilités, la diversité des sujets traités, les multiples échanges avec les autres associés permettent bien souvent aux chefs d’entreprise de prendre du recul sur la marche de leur(s) propre(s) affaire(s), de « sortir du quotidien ».

L’implication des nouveaux associés permet également une intégration plus rapide et efficace dans la vie commune du groupe. Certains groupements considèrent que l’implication doit suivre un schéma d’apprentissage : les associés se voient confier des fonctions d’abord opérationnelles, régionales, avant de passer progressivement à des fonctions plus politiques, stratégiques et nationales.

Implication

« Actionnaires » de leur groupement, les associés sont impliqués dans les décisions concernant le réseau. Au sein de différentes instances, ils définissent, valident, contrôlent la mise en œuvre des actions, les règles de fonctionnement, les moyens alloués aux différents services.

En plus de leur qualité de chefs d’entreprises, certains associés sont donc amenés à prendre des responsabilités dans leur groupement et à y mettre leur temps, leurs idées et leurs compétences au service de tous. Cette implication se fait, en général, de manière volontaire et bénévole, au sein de différentes instances, stratégiques ou opérationnelles ; régionales, nationales, voir internationales pour certains groupements.

L’IMPLICATION EN PRATIQUE

Illustration de l’implication des associés de Système U avec le Groupe d’Echanges et de Proposition du département 85.

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LES DIFFÉRENTES INSTANCES D’IMPLICATION

1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Socle de l’implication des groupements, elle rassemble les associés une fois par an, leur permettant de prendre part aux décisions selon le principe démocratique1 homme = 1 voix (pour les sociétés coopératives). L’Assemblée générale élit les administrateurs, vote les grandes orientations stratégiques et les règles de fonctionnement du réseau.

2. INSTANCES DE GOUVERNANCE
Administrateurs, présidents de régions, membres de commissions, …les associés participent et interviennent dans l’ensemble de la stratégie du groupement.


3. INSTANCES « OPÉRATIONNELLES »
Régionalement ou nationalement les associés se réunissent afin de partager, construire et décider en vue de mettre en œuvre la politique et les services qui seront proposés et mis à disposition du réseau.

4.LE MANAGEMENT EN BINÔME
Caractéristique du fonctionnement des groupements, et ceux, à tous les niveaux de leur organisation, elle permet la rencontre du savoir faire « terrain » et de l’expertise « métier ». Cette rencontre est l’une des clés du succès et de la performance des groupements.

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LE ROLE DU PRESIDENT ET L'IMPLICATION DANS LE GROUPEMENT

Interview d’Eric Plat, Président d’Atol, réalisée pour l’émission Big Boss de Cadre Emploi.